Blog
100+ ảnh mẫu đề nghị thanh toán chuyên nghiệp
2026-09-24 · · chuabenhdaulung.com
Tác giả: Lê Nam — Biên tập viên nội dung
Một khoản chi hợp lệ vẫn có thể bị treo nếu thiếu giấy đề nghị thanh toán hoặc ghi sai căn cứ. Bộ mẫu dưới đây giúp chọn đúng biểu mẫu, chuẩn bị chứng từ và rút ngắn vòng duyệt chi.
Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT)
Mẫu 05-TT là giấy đề nghị thanh toán được dùng phổ biến trong hồ sơ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Người lập ghi rõ họ tên, bộ phận, nội dung chi, số tiền, chứng từ kèm theo và số tiền đã tạm ứng nếu có.
Khi tải mẫu giấy đề nghị thanh toán mới, nên ưu tiên bản Word để chỉnh sửa và bản PDF để đối chiếu bố cục. Hãy kiểm tra đủ các mục trước khi in. File tải miễn phí chỉ nên dùng sau khi đối chiếu với quy chế tài chính nội bộ, vì mỗi đơn vị có thể yêu cầu thêm mã phòng ban, mã dự án hoặc cấp phê duyệt.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất 2026
Năm 2026, doanh nghiệp cần lưu ý Thông tư 99/2025/TT-BTC, văn bản hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất không nên được chọn chỉ theo tên tệp hoặc năm đăng tải.
Hãy xác định đơn vị đang áp dụng Thông tư 99 hay còn xử lý hồ sơ chuyển tiếp theo Thông tư 200. Mẫu 05-TT vẫn là từ khóa tra cứu quen thuộc, nhưng nội dung biểu mẫu, quy trình ký và danh mục chứng từ phải khớp với chế độ kế toán cùng quy định nội bộ đang có hiệu lực.
Phân nhóm mẫu theo khoản chi và chứng từ
Bộ sưu tập mẫu nên chia theo mục đích thay vì gom nhiều tệp giống nhau. Nhóm công tác phí đi cùng vé, hóa đơn lưu trú và bảng thanh toán; nhóm mua hàng cần báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn và biên bản giao nhận. Nhóm tạm ứng phải thể hiện số đã nhận, số đã chi và phần chênh lệch cần hoàn trả.
Phân nhóm mẫu đề nghị thanh toán theo khoản chi và chứng từ
| Trường hợp sử dụng | Chứng từ nên kèm theo | Nội dung cần đối chiếu | Mẫu phù hợp |
|---|---|---|---|
| Công tác phí | Quyết định hoặc giấy công tác, vé đi lại, hóa đơn lưu trú và bảng kê chi phí | Thời gian, địa điểm, người đi công tác và số tiền trên từng chứng từ | Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo quy định nội bộ hoặc Mẫu 05-TT |
| Mua hàng hóa, vật tư | Hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và đề nghị mua hàng | Tên hàng, số lượng, đơn giá, bộ phận sử dụng và thông tin nhà cung cấp | Mẫu đề nghị thanh toán tiền mua hàng |
| Thanh toán dịch vụ | Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và bảng xác nhận khối lượng | Tên dịch vụ, kỳ cung cấp, khối lượng nghiệm thu và điều khoản thanh toán | Mẫu đề nghị thanh toán dịch vụ |
| Hoàn ứng chi phí | Giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê chi, hóa đơn và chứng từ thanh toán thực tế | Số tiền đã tạm ứng, số đã chi, số còn thừa hoặc thiếu và người quyết toán | Mẫu đề nghị thanh toán kèm bảng quyết toán tạm ứng |
| Khoản chi nội bộ khác | Phiếu thu, hóa đơn hoặc chứng từ thay thế cùng phê duyệt của người có thẩm quyền | Mục đích chi, bộ phận chịu chi, nguồn kinh phí và chữ ký xác nhận | Mẫu mới nhất của đơn vị hoặc Mẫu 05-TT nếu phù hợp |
Nếu trình bày thành khoảng 52 ảnh minh họa, ảnh dọc phù hợp xem nhanh hoặc làm hình nền tham khảo, ảnh vuông thích hợp làm avatar cho thư mục hồ sơ. Bản Word và PDF mới dùng để chỉnh sửa, in ấn, ký duyệt. Không nên dùng ảnh chụp thay cho chứng từ gốc.
Tiêu chí chọn mẫu phù hợp từng trường hợp
Một mẫu tốt phải dễ đọc, đủ trường thông tin và in rõ trên khổ A4. Người dùng nên tự lọc theo các tiêu chí sau:
- Độ phân giải ảnh xem trước tối thiểu 150 dpi; file in nên giữ định dạng PDF hoặc Word rõ nét.
- Bố cục có phần người đề nghị, nội dung chi, bảng kê, số tiền bằng số và bằng chữ, chữ ký liên quan.
- Phong cách trình bày đơn giản, nền trắng, đường kẻ rõ, không chèn logo hoặc họa tiết gây nhầm lẫn.
- Chứng từ đi kèm phù hợp với khoản chi và thời điểm phát sinh.
Với hồ sơ lưu trữ lâu dài, nên chọn mẫu có mã số, ngày lập và vị trí đóng dấu rõ ràng.
Trường hợp dùng từng mẫu đề nghị thanh toán
Mẫu 05-TT phù hợp cho người lao động đề nghị thanh toán các khoản đã chi thay đơn vị. Khoản công tác phí cần bảng kê chi tiết theo ngày; tiền mua văn phòng phẩm cần hóa đơn và phiếu nhập; chi dịch vụ cần hợp đồng, biên bản nghiệm thu và hóa đơn.
Điểm cần kiểm tra trước khi nộp mẫu
- 1Xác định đúng khoản chi và bộ chứng từ trước khi chọn mẫu; không dùng mẫu mua hàng cho hồ sơ hoàn ứng.
- 2Ghi thống nhất họ tên, bộ phận, nội dung chi, số tiền bằng số và bằng chữ với chứng từ đính kèm.
- 3Kiểm tra ngày chứng từ, chữ ký, thông tin nhà cung cấp và căn cứ phê duyệt để hạn chế hồ sơ bị trả lại.
- 4Nếu áp dụng Mẫu 05-TT, cần đối chiếu thêm quy trình nội bộ và phiên bản biểu mẫu đang dùng trong năm 2026.
Khoản tạm ứng chưa quyết toán nên dùng hồ sơ thanh toán tạm ứng theo quy định nội bộ, tránh gộp toàn bộ vào một giấy đề nghị thông thường. Các khoản thanh toán định kỳ cần kiểm tra thêm hợp đồng, kỳ tính phí và biên bản đối chiếu.
Cách điền mẫu tránh bị trả lại
Hãy điền ngay sau khi hoàn tất khoản chi. Ngày trên giấy phải phù hợp với thời điểm lập hồ sơ, còn nội dung chi cần diễn đạt cụ thể, tránh ghi chung chung như "chi phí khác".
- Ghi đúng họ tên, chức vụ, đơn vị và bộ phận của người đề nghị.
- Liệt kê từng khoản chi, số lượng, đơn giá, thành tiền và số chứng từ.
- Đối chiếu tổng tiền bằng số với số tiền bằng chữ, sau đó kiểm tra số đã tạm ứng.
- Ký đúng vị trí, sắp xếp chứng từ theo thứ tự bảng kê và đánh số trang nếu hồ sơ dài.
Thiếu chữ ký, sai số tiền hoặc lệch ngày giữa hóa đơn và giấy đề nghị là ba lỗi dễ khiến hồ sơ bị trả lại.
Hồ sơ kèm theo và quy trình duyệt chi
Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh thường gồm giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn hợp lệ, bảng kê, hợp đồng hoặc quyết định liên quan, biên bản nghiệm thu và chứng từ chuyển khoản khi cần. Khoản công tác phí nên có lệnh công tác, lịch trình và bảng thanh toán theo từng ngày.
Quy trình cơ bản bắt đầu từ người đề nghị, chuyển sang trưởng bộ phận xác nhận, kế toán kiểm tra, người có thẩm quyền phê duyệt rồi đến thủ quỹ hoặc ngân hàng chi tiền. Trước khi nộp, hãy đối chiếu bản giấy với file lưu và giữ một bản điện tử có tên tệp gồm ngày, bộ phận và nội dung chi. Chọn đúng mẫu ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ đi nhanh hơn qua từng bước kiểm soát.
